IDEIA DOC

Vive-se, nos dias atuais, uma realidade marcada pelo crescimento dos recursos informacionais nas diversas vertentes da vida social, incluindo-se, nesse contexto, o cenário das empresas, na qual sentem a necessidade de ter um espaço com uma organização adequada para acomodação dos seus documentos. 

Entretanto, um dos grandes desafios tem sido disponibilizar e recuperar informações de maneira prática, eficiente e rápida. Observa-se nas empresas uma produção diária de informação que se acumula desordenadamente, nos denominados arquivos. Essa proliferação de documentos gera a necessidade de planejamento para gerenciá-los.

A organização do arquivo deve ser funcional e atender com precisão ao bom funcionamento da empresa ao qual pertence de forma a subsidiar suas atividades administrativas, financeiros e legais do cotidiano.

O arquivo é concebido como uma unidade que armazena toda a produção documental em termos de documentos oriundos de suas funções, subsidiando a informação e a gestão e, assim, contribuindo para o processo decisório da organização, guarda da memória organizacional, além de contribuir com característica probatória.

 A partir disso, a Ideia Consultoria utiliza-se do serviço IDEIA DOC para apresentar melhores soluções e estratégicas para uma organização documental voltada para uma gestão de documentos que privilegia um tratamento ordenado de documentos caracterizando sua guarda com o sentido de melhor recuperá-las, avaliá-la e descartá-la, quando necessária. A adoção dos procedimentos técnicos referentes às fases de produção, tramitação, arquivamento e remanejamento de documentos resulta numa melhor prática de recuperação da informação.

Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

• Organização física adequada;
• Sistema de identificação;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
• Descarte de documentos expirados ou desnecessários.

Vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:

• Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
• Redução de custo com recuperação e duplicação;
• Preservação do arquivo físico;
• Integração de dados ativos e históricos.